Política de Privacidad

El responsable del tratamiento de los datos personales es Viaia LLC, sociedad registrada en el estado de Wyoming, Estados Unidos, con operaciones en España, Europa y alcance en América Latina. Paxi (“la Plataforma”) es un producto operado por Viaia LLC.

Puedes contactar con el responsable en cualquier momento a través de info@esviaia.com para resolver dudas sobre privacidad, protección de datos o el ejercicio de tus derechos.

Según el tipo de usuario de la Plataforma, tratamos las siguientes categorías de datos:

• Datos de cuenta del negocio: nombre de la empresa o negocio, datos de contacto de la persona administradora (nombre, correo electrónico y teléfono), credenciales de acceso e historial de actividad en la Plataforma.
• Datos de las personas gestionadas por el negocio: información que el negocio registra, importa o genera al usar la Plataforma, como datos de contacto de sus clientes, conversaciones mantenidas a través de los canales conectados (WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger o web), solicitudes de cita o reserva, servicios contratados y preferencias. Estos datos pueden incluir, en su caso, categorías especiales de datos (por ejemplo, datos de salud cuando el negocio opera en el sector sanitario).
• Datos técnicos y de uso: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, errores del sistema e información agregada de uso orientada a mantener y mejorar el servicio.

En ningún caso recopilamos más datos de los necesarios para las finalidades descritas a continuación.

Tratamos los datos con las siguientes finalidades y bases jurídicas:

• Prestación del servicio (ejecución del contrato): autenticación de usuarios, gestión de solicitudes y conversaciones, confirmación de citas y reservas, emisión de abonos y enlaces de pago, y comunicación con las personas interesadas a través de los canales conectados.
• Mantenimiento, seguridad y mejora (interés legítimo): prevención de usos indebidos o fraudulentos, soporte técnico, análisis agregado de uso y evolución del producto. Evaluamos estos intereses para garantizar que no prevalecen sobre tus derechos y libertades.
• Cumplimiento de obligaciones legales: obligaciones fiscales, contables, de conservación documental o de comunicación a autoridades cuando exista una obligación legal.

Respecto a los datos de las personas gestionadas por el negocio, es el cliente quien, de forma independiente, cuenta con las bases legales adecuadas para tratarlos (entre ellas, la relación contractual o asistencial y la normativa sectorial aplicable). Paxi trata esos datos siempre por cuenta del cliente y bajo sus instrucciones.

Conservamos los datos de cuenta mientras la cuenta esté vigente y, posteriormente, durante los plazos legales de prescripción aplicables a las obligaciones fiscales y contables. Los datos técnicos y de uso se conservan únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades para las que se recogieron (habitualmente, periodos agregados no superiores a 24 meses).

Los datos de las personas gestionadas por el negocio se conservan conforme a lo pactado con el cliente, a sus instrucciones o a la normativa sectorial aplicable. Cuando el cliente finaliza su contrato, se eliminan o devuelven según lo previsto en los Términos y Condiciones.

Las conversaciones mantenidas a través de WhatsApp, Instagram o Facebook Messenger y la ficha de contacto asociada se eliminan automáticamente 12 meses después del último mensaje o de la última cita de la persona interesada; las citas pasadas se anonimizan.

Podemos comunicar datos personales a las siguientes categorías de destinatarios:

• Encargados de tratamiento y subcontratistas: proveedores de infraestructura en la nube, de alojamiento, de mensajería electrónica y de analítica, que tratan datos únicamente según nuestras instrucciones y bajo acuerdos de confidencialidad.
• Proveedores de canales de mensajería: plataformas como Meta Platforms (WhatsApp Business, Instagram Direct y Facebook Messenger), necesarias para operar las conversaciones que el negocio gestiona a través de Paxi.
• Autoridades públicas cuando exista una obligación legal de comunicación, y asesores legales y profesionales en la gestión de reclamaciones o procedimientos.

Al estar Viaia LLC radicada en Estados Unidos y operar con proveedores internacionales, algunos datos pueden transferirse a terceros países. Estas transferencias se realizan con garantías adecuadas, como decisiones de adecuación de la Comisión Europea, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-U.S. DPF) o cláusulas contractuales tipo. En el caso de Meta Platforms, los datos se tratan de acuerdo con los marcos de transferencia aprobados y las condiciones de uso de sus APIs.

Viaia LLC cumple con el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-U.S. Data Privacy Framework o EU-U.S. DPF) establecido por el Departamento de Comercio de los Estados Unidos.

Viaia LLC ha certificado ante el Departamento de Comercio de los Estados Unidos que se adhiere a los Principios del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-U.S. DPF Principles) con respecto al tratamiento de datos personales recibidos de la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo en virtud del EU-U.S. DPF. En caso de conflicto entre los términos de esta política de privacidad y los Principios del EU-U.S. DPF, prevalecerán los Principios del DPF.

Para obtener más información sobre el programa Data Privacy Framework (DPF) y ver nuestra certificación, visite el sitio web oficial: https://www.dataprivacyframework.gov/.

1. Autoridad reguladora y de supervisión

La Comisión Federal de Comercio (Federal Trade Commission - FTC) tiene jurisdicción sobre el cumplimiento de Viaia LLC con respecto al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.

2. Requerimientos legales y seguridad nacional

En determinadas circunstancias, Viaia LLC puede estar obligada a divulgar datos personales en respuesta a solicitudes legales legítimas emitidas por autoridades públicas, incluido el cumplimiento de requisitos de seguridad nacional o de aplicación de la ley.

3. Responsabilidad en transferencias ulteriores (Onward Transfers)

Cuando transferimos datos personales recibidos bajo el DPF a un tercero que actúa como encargado o subencargado de tratamiento (como proveedores de infraestructura en la nube o servicios de telecomunicaciones), Viaia LLC mantiene la responsabilidad del tratamiento de dichos datos. Viaia LLC continuará siendo responsable conforme a los Principios del DPF si el tercero procesa dichos datos personales de manera incompatible con los Principios, a menos que Viaia LLC demuestre que no es responsable del hecho que provocó el daño.

4. Resolución de disputas y mecanismo independiente de recurso

En cumplimiento con el EU-U.S. DPF, Viaia LLC se compromete a resolver las quejas y reclamaciones relacionadas con los Principios del DPF sobre nuestra recopilación y uso de su información personal. Las personas de la UE/EEE que tengan consultas o quejas sobre el manejo de datos bajo el DPF deben comunicarse primero con Viaia LLC a: info@esviaia.com.

Si no recibe una respuesta oportuna a su queja, o si no hemos abordado satisfactoriamente su inquietud, Viaia LLC se ha comprometido a cooperar y cumplir de forma gratuita con el asesoramiento del panel establecido por las Autoridades de Protección de Datos de la Unión Europea (EU DPAs) con respecto a las quejas no resueltas relacionadas con el tratamiento de datos personales no relacionados con recursos humanos (Non-HR Data) recibidos bajo el EU-U.S. DPF. Puede dirigirse a la autoridad de control de su Estado miembro de la UE correspondiente para presentar su reclamación.

5. Arbitraje vinculante

Bajo ciertas condiciones, descritas con mayor detalle en el Anexo I de los Principios del DPF, usted puede tener la posibilidad de invocar un arbitraje vinculante para reclamos no resueltos por ninguno de los otros mecanismos de queja o recurso. Para más información, consulte el sitio web oficial del Data Privacy Framework.

Puedes ejercer, en cualquier momento y de forma gratuita, los siguientes derechos:

• Acceso: conocer qué datos tuyos tratamos y cómo.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de tus datos cuando ya no sean necesarios o el tratamiento carezca de base legal.
• Oposición y limitación: oponerte al tratamiento basado en interés legítimo o solicitar su limitación en los supuestos previstos por la ley.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común cuando el tratamiento se base en el contrato o el consentimiento.

Para ejercer estos derechos, escríbenos a info@esviaia.com indicando el derecho que deseas ejercer. Para solicitar la eliminación de tus datos, sigue las instrucciones de nuestra página de eliminación de datos. En el caso de los datos de las personas gestionadas por el negocio, la gestión se canaliza a través del cliente responsable, con el que Paxi colaborará para atender las solicitudes en tiempo y forma. También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Paxi ofrece a los negocios herramientas de gestión y comunicación con sus clientes: cuando el negocio registra o procesa datos personales a través de la Plataforma, el negocio actúa como responsable del tratamiento y Paxi como encargado de tratamiento. En ese contexto:

• El negocio responde de la licitud del tratamiento y de la información facilitada a las personas interesadas.
• El negocio se compromete a contar con las bases legales necesarias para tratar los datos, incluidos los sensibles, y a obtener, en su caso, el consentimiento u otra base que la normativa sectorial exija.
• Paxi trata los datos exclusivamente para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones documentadas y aplicando medidas técnicas y organizativas adecuadas.

La Plataforma está dirigida a profesionales y negocios de reservas y citas, por lo que no está concebida para que menores de 14 años faciliten datos personales por sí mismos. En el supuesto de que se traten datos de menores, estos se gestionarán únicamente por el negocio responsable y con las bases legales que la normativa de protección de datos aplicable exija.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger los datos frente a acceso no autorizado, alteración, pérdida o destrucción: cifrado en tránsito, control de accesos restringido y por rol, auditorías periódicas y procedimientos de respuesta ante incidentes. No obstante, ningún sistema de transmisión o almacenamiento es absolutamente seguro, por lo que no podemos garantizar una seguridad incondicional.

La Plataforma utiliza cookies técnicas esenciales necesarias para el inicio de sesión y el funcionamiento de la sesión activa. Cuando se dispongan herramientas de análisis o mejora del rendimiento, se utilizarán cookies propias o de terceros (como Microsoft Clarity) orientadas a medir la experiencia de uso y diagnosticar errores.

Puedes configurar o eliminar las cookies desde la configuración de tu navegador. La desactivación de cookies no esenciales no afecta al funcionamiento básico de la Plataforma.

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios normativos o del producto. Cuando los cambios sean relevantes, publicaremos la versión revisada en esta misma página con su fecha de actualización y, en la medida de lo posible, te lo comunicaremos a través de la Plataforma. El uso continuado del servicio tras la publicación implica la aceptación de la versión vigente.